GPRS: Risico's voor en door de EU-Verantwoordelijke Persoon

Nog even waar het om gaat

Er is bijna een jaar verstreken na het in werking treden van de General Product Safety Regulation (GPRS) van de EU. Het lijkt erop dat wij flink meer product recalls zien, maar er zijn ook andere effecten zichtbaar.

Het begrip Verantwoordelijk Persoon - in de zin van de GPSR - heeft voor dienstverleners op het gebied van compliance en services voor fabrikanten/verkopers van buiten de EU geleid tot nieuwe kansen, en daarmee tot de nodige zin en onzin op het internet. 

In de kern: iedere fabrikant of exporteur die niet in de EU/EER gevestigd is heeft de plicht om voor zijn producten een EU-Verantwoordelijke Persoon (natuurlijke persoon of bedrijf) te benoemen. Deze is het aanspreekpunt binnen Europa, namens de fabrikant, voor zowel de consument als de toezichthoudende autoriteiten (zoals de NVWA).

Waar is de Verantwoordelijk Persoon verantwoordelijk voor?

In het kort gezegd is die verantwoordelijkheid als volgt samen te vatten.

1. Het waarborgen dat het product in kwestie voldoet aan alle Europese regelgeving op het gebied van productveiligheid. Naast de algemene regelgeving betreft dit ook een groot aantal productspecifieke regels, zoals voor (in het eindproduct aanwezige) chemische producten, bijvoorbeeld REACH, speciale regels m.b.t. speelgoed en andere artikelen die (gebruikelijk) voor kinderen bestemd zijn, en talloze andere Europese of nationale standaarden.
2. Het houden en op eerste verzoek van de toezichthouder kunnen overleggen van gedetailleerde productinformatie, met name in de vorm van het Digitale Productpaspoort (DPP), dat ook een risicoanalyse dient te bevatten.
3. Het ontvangen en behandelen van klachten van consumenten, waarbij met name (maar niet alleen) gedoeld wordt op zaken die de veiligheid betreffen.
4. Het kunnen initiëren en (laten) uitvoeren van een correctieve actie als daartoe aanleiding bestaat, waarmee uiteraard met name gedoeld wordt op het waarschuwen van consumenten en het uitvoeren van terugroepacties.

Voor het controleren van de compliance, of voor vragen en maatregelen als er met een product iets mis blijkt te zijn, hoeven consumenten en toezichthouders dus niet met een partij buiten Europa in de slag. We hebben nu immers de EU-Verantwoordelijke Persoon. Deze is vermeld op het product of de verpakking, gewoon in Europa, en gemakkelijk te contacteren. Dat klinkt mooi, toch?

Bestaande en nieuwe spelers

Heel vaak is de Verantwoordelijke Persoon een al bestaande handelspartner van de fabrikant. Bijvoorbeeld de importeur, groothandelaar, of fulfillment partner (zoals de grote verkoopplatforms). Maar zo'n bestaande partij is er niet altijd.

Steeds vaker worden producten feitelijk rechtstreeks aan de Europese consument geleverd, zonder dat daar binnen Europa iemand tussen zit. Het nieuwe in de GPRS is dat ook in die gevallen er een door de fabrikant/verkoper aangewezen Verantwoordelijke Persoon moet zijn, wiens naam en contactgegevens op het product of de verpakking staan. 

Wat we nu zien is een toename van dienstverleners die zich aandienen om deze rol op zich te nemen. In veel gevallen zien de aangeboden diensten er betrouwbaar en professioneel uit. Sterker nog: er zijn aanbieders op het gebied van compliance, die heel terecht werk maken van het managen van de supply chain stroomopwaarts. Vaak zijn dit dienstverleners die niet opeens dankzij GPRS uit de lucht zijn komen vallen, maar zich al veel langer bezighielden met dit soort activiteiten. Bijvoorbeeld namens Europese merkhouders die de productie outsourcen naar lagelonen-landen, waarbij China traditioneel de belangrijkste speler was, en waarschijnlijk ook nu nog is.  

Tegelijkertijd begint zich steeds meer af te tekenen dat de "nieuwkomers" die zich als "Verantwoordelijke Persoon" aanbieden soms ook pure opportunisten zijn, met nul komma nul ervaring. Waar je voor het opbouwen van een DPP, en voor het auditen van de buitenlandse partij misschien nog een bepaald protocol kunt volgen (àls ze dat al doen), veel problematischer wordt het als er echt een probleem met het product is.

Ellende die tot nog meer ellende kan leiden

Niet alleen dat het opzetten van een terugroepactie complex is. Dat is het zeker, denk aan de verplichte risicoanalyse op Safety Gate, klacht- en oorzaakonderzoek, tracering, narrowing en scoping, interactie met de toezichthouder, communicatie, bereiken van de doelgroep. En daarna: veilige logistiek en opslag, vernietiging en verwerking. Met als doel bescherming van de consument en ook van de product- en bedrijfsreputatie.

Kosten gaan voor de baat uit, en soms zijn er alleen de kosten

Boven alles vergt dit een onmiddellijk beschikbare financiële armslag, omdat er direct gehandeld en meestal vóórgefinancierd moet worden. Soms tot in de vele miljoenen. 

De uiteindelijke verantwoordelijkheid ligt natuurlijk bijna altijd stroomopwaarts, bij de fabrikant of soms bij verpakkers, transporteurs etc. Maar daar kom je als Verantwoordelijke Persoon niet mee weg. Je kunt hooguit na het doen van je plicht tegenover consument en toezichthouder proberen om de kosten en schade te verhalen. En de vraag is dan, of die partij buiten Europa daar wel in wil en/of kan meegaan... Zo niet, dan kan de Verantwoordelijke Persoon met de gebakken peren blijven zitten. Of erger nog: bij voorbaat al niet in staat zijn om het nodige te doen!

En vice-versa?

Ook een betrouwbare buitenlandse fabrikant die zo'n Verantwoordelijke Persoon zoekt loopt risico. Want als door welke oorzaak dan ook een niet-compliant product (bijvoorbeeld na een onvoorziene productiefout) op de Europese markt belandt, en een gedwongen actie moet worden ondernomen, is het maar de vraag of de uitgekozen Verantwoordelijke Persoon qua kennis, management, voorbereidheid en slagkracht in staat is om die nodige actie te nemen. Mocht uitkomen dat zo'n actie op een drama uitloopt, dan heeft dat een grote impact op de reputatie en toekomstige marktkansen van dat merk en die fabrikant. 

Ergo...

Het tot stand brengen van een solide, werkzame, en financieel voor beide partijen zekere relatie tussen de buitenlandse partij en de EU Verantwoordelijke Persoon is misschien nog wel de grootste verantwoordelijkheid van beide partijen!

In het echt

Tot nu toe een beetje te theoretisch naar uw smaak? Hier komt een voorbeeld. Natuurlijk geanonimiseerd en aangepast wat betreft productsoort en gebeurtenissen, maar alle elementen hebben zich in de Praktijk voorgedaan, zelfs al vóór de GPSR.

Een Europese merkeigenaar van (laten we zeggen:) kinderspeelgoed heeft besloten de productie te outsourcen naar China. Zij stellen een inkoopagent in Zuidoost-Azië aan die kandidaat-fabrikanten moet selecteren en namens de merkhouder de onderhandelingen en de kwaliteitsaudits moet gaan doen. Tegen een flat-fee en een bonus die afhangt van de resultaten van de prijsonderhandelingen m.b.t. het product. Een geschikte kandidaat wordt gevonden: een prachtige nieuwe fabriek, waar de medewerkers licht, ruimte en buitengewoon goede werkonstandigheden genieten. Het kwaliteitsmanagement is van ongewoon hoog niveau, en men komt op een prijs uit die meer dan aantrekkelijk is.

De eerste order komt binnen. Natuurlijk is er bij aankomst in Europa extra controle op de compliance, en alles is perfect. Het product verkoopt voortreffelijk, en al gauw is het tijd voor een vervolgorder. Uit oogpunt van zorgvuldigheid laat de inkoopagent vóór het plaatsen van die tweede order nog een compliance-audit doen door een lokale, goed bekend staande surveyor. Alles is nog steeds prima voor elkaar.

De tweede order is veel groter dan de eerste. Vanwege de goede ervaringen wordt nog steeds ingangscontrole gedaan in Europa, maar minder intensief. Er wordt niets vreemds gevonden.

Korte tijd later, in het najaar, meldt zich een van de Europese toezichthouders met de schokkende meddedeling dat men in samples van het product een verboden weekmaker heeft gevonden. Contractueel had deze nooit en te nimmer gebruikt mogen worden, maar intern onderzoek op voorraadsamples bevestigt de melding van de toezichthouder.

Een volledige en onmiddellijke recall in 8 Europese landen is onafwendbaar. De Europese merkhouder voert deze met alle zorgvuldigheid uit, en de kosten van de actie zelf vallen boven de 5 miljoen Euro uit, nog los van de aan consumenten terugbetaalde verkoopprijzen en de indirecte schade aan de reputatie van het merk.

Natuurlijk komt er een schadeclaim tegen de fabrikant, en de eerste juridische actie wordt ingezet in begin Januari van het volgende jaar. Net voor de drie weken dat alles in China dicht gaat vanwege Lunar New Year.

De fabrikant, die uitdrukkelijk beloofd had de zaak te onderzoeken en direct na de vakantie met een antwoord te komen, laat niets meer van zich horen. Al heel snel wordt duidelijk dat de fabriek na de vakantieperiode niet meer open is gegaan. Honderden personeelsleden die uit hun dorpen terug kwamen om weer aan het werk te gaan troffen een volledig leeggehaalde fabriekshal aan. Onderzoek leerde dat alle bankrekeningen waren opgeheven. Het hogere management van de fabriek was met onbekende bestemming vertrokken. Zelfs de neonverlichting was van het gebouw verwijderd.

Reflectie

Natuurlijk probeer je uit zo'n ervaring ook een beetje lering te trekken. Een paar van de conclusies waar iedereen het wel mee eens was, en waarom.

a. Het werken met een externe inkoopagent die alleen beloond wordt op basis van de goedkoopste deal betekent een perverse prikkel. Want die agent kan zo'n deal alleen maar rondkrijgen als de partij daarachter nog steeds er aan kan verdienen. Dat kan vaak alleen door het op bepaalde punten niet te nauw te nemen. De eerste order waarop niks verdiend werd en misschien zelfs op werd verloren is een investering. Een grotere order gaat daarbij alleen helpen als je daarna dingen anders doet. Drie RMB verlies per unit van dit product, maakt de noodzaak alleen maar groter om bij een volgende (en grotere) order de achterdeur naar sweatshops en goedkopere materialen wagenwijd open te zetten.

b. Als iets te mooi lijkt om waar te zijn (kwaliteit, werkomstandigheden en dan ook nog eens de prijs), dan IS het ook te mooi om waar te zijn.

c. Als je echt een goede deal denkt te hebben en wilt opschalen, vraag je dan ook nog even af of de outsourcepartner op die moderne locatie die geïnspecteerd is überhaupt zulke aantallen kan produceren, of dat deze anderen daarbij moet inschakelen.

Samengevat: wees nooit naief, hoe mooi het ook lijkt.

Relevantie voor de Verantwoordelijk Persoon

De positie van de merkhouder in het voorbeeld is in dit opzicht vergelijkbaar met die van de EU Verantwoordelijk persoon. Deze doet er goed aan te waarborgen dat die rol ook vervuld kan worden als er een keer iets misgaat, zonder het risico te lopen dat hij bij de contractpartij buiten Europa tegen een financieel dichte deur aanloopt.